Das eigentliche Projekt mit Aufgaben und Zeiterfassung
Die Projektaufgaben dienen zur Zeiterfassung und zur Projektplanung. Jede Aufgabe kann mit Start und geplantem Enddatum versehen werden. Zudem wird aus der Kalkulation, respektive aus dem Auftrag die geplante Soll-Zeit übernommen. Aufgaben, die voneinander abhängen, werden bei zeitlicher Verschiebung angepasst. Die auf einzelnen Aufgaben erstellte Zeiterfassung ist mit entsprechenden Stundenansätzen der Mitarbeiter hinterlegt. Die Berechnung dieser Kosten erfolgt nach der unternehmens-spezifischen Deckungsbeitragsrechnung.
Das heisst, dass unterschiedliche Mitarbeiter (Abteilungen etc.) auch unterschiedliche Kostenrechnungen haben können. Die Kosten der Eigenleistungen, die mit der Zeiterfassung auf den Projektaufgaben generiert werden, werden in den Kostenstellen als Aufwand gebucht.
Zeiterfassung und Kontrolle
Diese erfolgt in einem Projekt in aller Regel auf den einzelnen Projektaufgaben. Bevor ein Auftrag erteilt wird, besteht die Kalkulation. Die Kalkulation wird in das Angebot übernommen und nach Auftragserteilung im Projekt mittels Projektaufgaben abgebildet. Die einzelnen Projektaufgaben beinhalten einen Soll-Wert an geplanter Zeit (Anzahl geplante Stunden je Aufgabe / im Gesamtprojekt). Werden die geplanten Stunden nicht eingehalten, kann dies zwei Gründe haben. Entweder wurde der Aufwand unterschätzt (zu tief offeriert) oder der Aufwand ist bei der Ausführung begründet höher. Im zweiten Fall muss der Projektleiter den Mehraufwand gegenüber dem Kunden begründen und einen Zusatzauftrag lösen. Oft sind diese Abgrenzungen ein Killer für die Rentabilität der Eigenleistungen. Werden zu viele Eigenleistungen nicht verrechnet, sinkt die Retabilität.
Die Kontrolle im Projekt-Management kann über eine Projekt-Übersicht erfolgen, welches den tatsächlichen Zeitaufwand zeitnah der geplanten Zeit gegenüberstellt. Diese Kontrolle umfasst jedoch nur die geleisteten Projektstunden und keinen Materialverbrauch oder keine Fremd- und Drittleistungen.
Die Zeiterfassung von geleisteten Stunden kann einfach über die gewünschte Projektaufgabe erfolgen.
Übersicht mit geleisteten Stunden und verbleibenden Stunden:
Kosten und Erlöse in der Zeiterfassung:
Gesamtübersicht von geleisteten Stunden von allen Mitarbeiter:
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